Le 06/07/2018, par Patricia VERGER

Pourquoi louer son photocopieur quand on est une société?


C'est décidé, pour faciliter l'activité de votre société, vous allez vous équiper d'un multifonction numérique. Avant toute décision, il vous faudra procéder à une 1ère analyse :
  • Quelles seront les fonctions nécessaires de l'équipement 

  • Combien de postes seront reliés au multifonction

  • Sa localisation dans l'espace de travail. N'oubliez pas qu'un multifonction numérique, (photocopieur, imprimante) doit être relié à une prise de terre et ne pas entraver les sorties. 

  • La compatibilité avec votre environnement informatique

  • Le budget à mobiliser

  • Les frais annexes comme l'installation, la maintenance qui varient, en fonction des fournisseurs. 

L'achat d'un photocopieur représente un budget important. Une acquisition qui va vous immobiliser sur du long terme. Comment être sûr ? Les solutions d'impression passent-elles systématiquement par un achat ? Un achat qui non seulement vous engage sur de nombreuses années mais qui représente un investissement lourd que vous allez devoir amortir même si le matériel ne vous satisfait plus et qu'il faudra renouveler à un moment donné. 

La location, est-ce vraiment la meilleure alternative ? 

Il faut comprendre que la plupart des organisations (publiques ou privées) ont adopté cette formule qui reste, à bien des égards, la plus avantageuse et la plus souple. Mais là encore, tout dépendra de votre priorité. Si vous privilégiez la facture, envisagez l'achat. Si la liberté de changement, la tranquillité d'esprit et la possibilité de profiter des dernières technologies sont des points essentiels pour vous, alors n'hésitez pas à opter pour la location.
D'un point de vue professionnel, la location d'un multifonction numérique permet de mettre à disposition un matériel, en contrepartie du paiement d'un loyer. En général, un certain nombre de prestations sont associées, via un contrat de maintenance. 

La durée moyenne d'une location varie de 24 à 36 mois mais elle peut aller jusqu'à 63 mois. Il est préférable de ne pas s'engager au-delà de 4 ans afin de profiter au mieux du renouvellement du matériel et de la renégociation des contrats. 


Gain de temps, Gain d'argent ! 

  1. L'Entreprise maîtrise son budget avec un loyer mensuel fixé à l'avance.

  2. La location est une charge d'exploitation déductible. Les loyers relatifs à la location financière de votre multifonction étant une charge de l'exercice, ces loyers sont imputés dans les charges d'exploitation de l'entreprise au compte de résultat, représentant ainsi une réduction non négligeable du résultat imposable au titre de l'impôt sur les bénéfices. La location n'impacte donc pas la capacité d'endettement de votre entreprise.

  3. Impact sur le bilan : dans la mesure où l'entreprise est locataire du photocopieur, de l'imprimante ou du multifonction et non propriétaire de ces appareils, la location n'a pas d'impact direct dans le bilan des comptes sociaux. 

  4. Simplicité de gestion comptable avec 4 factures trimestrielles par an.

  5. La maintenance (entretien, remplacement des pièces défectueuses, matériel de remplacement fourni, etc.) et le renouvellement du matériel sont en général prévus. L'entreprise est donc assurée d'avoir du matériel professionnel récent en parfait état de fonctionnement et surtout de bénéficier des dernières innovations technologiques.

  6. La société peut changer de matériel en cours de location si ses besoins évoluent et que les clauses du contrat le lui permettent.

  7. L'entreprise a le choix dans la durée de contrat de location de la photocopieuse : Courte durée : quelques mois, Longue durée : comprise entre 2 et 5 ans en moyenne. 

Vous l'aurez compris, la location reste la formule la plus souple et la plus évolutive, d'où son succès auprès des entreprises en quête de performances.